Délku uchování daňové evidence určuje zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů na dobu tří let od 1. ledna následujícího roku, kterého se daňová evidence týká. Doklady za rok 2009 se tedy budou uchovávat do konce roku 2012. Doba archivace se může prodloužit až na 10 let a to ve dvou případech:

Archivace dokladů při vedení účetnictví se řídí podle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Doklady pro evidenci DPH jsou řešené podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklady pro mzdovou agendu se archivují podle § 35a) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Abychom se v tom neztratili, následující tabulka přináší praktický přehled.

Pro všechny podnikatelské subjekty obecně platí zásada dlouhodobé čitelnosti a prokazatelnosti. V případě tištěných dokumentů bývá nejčastějším problémem vyblednutí účtenek. Nejlepším řešením je mít společně s originálem účtenky i její kopii, u které již ztráta čitelnosti nehrozí. Když máme dokumenty v elektronické podobě, musíme zajistit aktualizaci formátu, aby soubory šly přečíst i za několik let. V současné době se doporučuje formát pdf.

Dojde-li ke zničení dokladů např. při požáru či povodni a doklady není možné již nahradit, je třeba tuto nepříjemnost oznámit finančnímu úřadu. Nezapomeňte pohromu doložit příslušnou dokumentací od policie.