1. Signatura by měl obsahovat alternativní kontakty, nicméně jen ty důležité. Pokud uvedete odkaz na vaší webovou prezentaci obsahující i méně podstatné kontakty (Facebook, Twitter, Last.fm a jiné), není nutné tyto údaje dávat také do podpisu. Vhodné je také vytvořit si více podpisů, tedy například pracovní a zároveň osobní, přičemž telefonní číslo a jiné osobní údaje bude obsahovat pouze pracovní podpis emailu. Pokud má váš podpis deset řádků, posílejte jej pouze při prvním emailu, následně už jen zkrácenou verzi s nejdůležitějšími kontakty.

2. Podpis emailu je věc, která mě nemálo irituje. Pokud vám někdo do jasně vyznačené automatické signatury vloží “Hezký den”, absolutně to ignoruji. Uvědomte si, že takto zautomatizovaná slova jsou víceméně bez významu. Chcete-li někomu skutečně popřát hezký den, udělejte to například takto: “Přeji Vám hezký zbytek dne, pane Martínku.” Ono přímé oslovení jasně ukazuje, že skutečně chcete někomu popřát hezký den.

Zároveň se ale snažte neopakovat vaše podpisy – pokud víte, že komunikace není u konce, nepřejte ještě hezký den – poděkujte za odpověď, nicméně ono přání do hezkého dne si nechte až na později, tedy na poslední email dne. Téměř vždy se dá odhadnout, kdy komunikace bude končit a kdy naopak pokračovat.

3. Buďte pozitivní! Nikdo nechce v emailu řešit problémy, které lze řešit osobně. Zároveň piště jednoduše a stručně, aby si příjemce nemusel na váš email dělat speciálně vyhrazený čas. Jablečnými produkty zasvěcení si mohou vzít do jisté míry za příklad Steve Jobse. Pokud uděláte kompromis mezi jeho a vaším emailem, vznikne jasný, stručný a časově nenáročný email. Ušetření času je samozřejmě také na vaší straně.